Pätevä ja miellyttävä toimistokoordinaattori ohjaa toimistoympäristöä ja pitää kaikki yhdessä.
Toimistokoordinaattori yhdistää kaikki toimiston hallinnolliset toiminnot ja suorittaa ne sujuvasti, jolloin toimisto toimii kuten hyvin öljytty kone. Hän toimii kanavana henkilöstön, esimiesten ja asiakkaiden välillä. Hänen tehtävänsä vaihtelevat. Hän saattaa luoda monimutkaisen laskentataulukon minuutti ja vaihtaa väriaineen seuraavana. Järjestäytynyt, päämäärätietoinen toimistokoordinaattori on välttämätön jokaiselle organisaatiolle. Ilman sitä paperitietojen ja puheluiden virta johtaa kaaokseen ja lopulta heikosti toimivaan liiketoimintaan.
Asiakirjojen hallinta
Paperityön hallinta on yksi toimiston koordinaattorin päätehtävistä. Hän on vastuussa virheettömien kopioiden kirjoittamisesta suullisista ja kirjallisista lähteistä. Tämä kappale sisältää kirjeenvaihtoa, pöytäkirjoja ja sopimuksia. Hän ylläpitää myös organisoitua arkistointijärjestelmää ja vastaa tutkimusten keräämisestä tarvittavien lisätietojen keräämisestä. Nopea, mutta tarkka oikoluku on välttämätöntä tässä työssä, koska hän hoitaa kaikki hallinnolliset tehtävät, mukaan lukien henkilöstön toimintakertomukset ja aikakortit.
Viestintä
Toimistokoordinaattori käyttää säännöllisen liikenteen sähköpostia. Hänen lähettämiensä viestien on oltava selkeitä, tiivisiä ja tarkkoja. Lisäksi hän vastaa ja välittää lukuisia puheluita. Tarvitaan miellyttävä ja miellyttävä asenne. Ja hänen on oltava johdonmukainen. Hän on todennäköisesti ensimmäinen henkilö, jonka kanssa asiakas ja / tai asiakas on vuorovaikutuksessa. Hänellä ei ole tilaa vapaapäiviä käyttäytymisensä kanssa. Maljainen toimistokoordinaattori voi pilata kaiken potentiaalisen liiketoiminnan, jonka yritys voisi saada, koska pätevät liikemiehet tietävät, että huono asenne on sama kuin huono liike.
Kirjanpito
Toimistokoordinaattori hoitaa rahoitustapahtumat. Hän saattaa olla vastuussa maksettavien ja saamisten seurannasta. Tämä vaatii taloudellista riittävyyttä, joten hänellä on oltava kirjanpidon perustaidot. Lisäksi hän ostaa tarvikkeita ja voi olla vastuussa nykyisen toimitusvaraston arvon seurannasta. Jos yritys käyttää pieniä käteisvaroja, hän voi olla vastuussa tilien tarkistamisesta ja pienten käteisostojen tulojen seurannasta.
Tietokonetaidot
On vakiintunut tosiasia, että toimiston koordinaattorin on oltava tietokoneitaitoinen. Hänellä on oltava asiantuntemus tekstinkäsittelystä, sähköpostiohjelmista, esitystyökaluista ja laskentataulukoista. Ja kun yritykset kokevat teknistä kehitystä, hänen on myös edettävä. Esimerkiksi toimistokoordinaattorin, joka ymmärtää perusteellisesti kirjanpito-ohjelman, on nyt ymmärrettävä monimutkaisia yksityiskohtia paikallisen tiedon yhdistämisestä yritystietoihin. Perussähköposteja voidaan nyt käyttää kyselyihin ja hänen on kiinnitettävä tarkkaavaisuutta yksityiskohtiin yrityksen tapahtumien ja kokousten suunnittelussa. Jotkut yritykset ovat myös korvanneet muistilehtiöt tableteilla kokouksia järjestäessään. Toimistokoordinaattorin - etenkin sellaisen, jolla on sihteeristö - on tiedettävä, kuinka pysyä yhteydessä.
Muut osoitetut tehtävät
Toimistokoordinaattorin on oltava nöyrä joukkuepelaaja. Liiketoiminnasta riippuen hän voisi olla vastuussa toimistohenkilökunnan johtamisesta sekä roskien poistamisesta. Hän saattaa olla pelastuslinja stressaantuneelle johtajalle, joka juuri kokenut paperitukoksen. Kun faksi rikkoutuu, hänen odotetaan tekevän ihmeitä. Jos toimisto on liian kylmä, hänen on lämmitettävä se. Jos Internet laskee, hänellä on parempi olla eilen siellä. Toimistokoordinaattorin tehtävät saattavat tuntua pieniltä, mutta häneen luottavalle henkilöstölle hänen on tehtävä läpi. Lyhyesti sanottuna hänen on kyettävä suorittamaan monia tehtäviä samalla kun hän hymyilee jatkuvasti.
