Dokumentaatio on tärkeää työpaikalla.
Asianajaja sanoo: "Jos se ei ole kirjallista, niin ei tapahtunut." Dokumentaatio antaa sisällön työpaikan toiminnalle paitsi juridisissa asioissa, tilintarkastuksissa tai riitoissa, mutta myös säännöissä ja määräyksissä. Se pitää toimistoa toiminnassa systemaattisesti ja eettisesti. Koulutusohjelman työntekijöiden olisi vaikea muistaa kaikkea, jos se esitetään vain suullisesti. Hätätilanteessa henkilökunta ei ehkä muista oikeaa menettelytapaa poistuakseen rakennuksesta ilman asiakirjoja. Dokumentaatio tarjoaa standardit työpaikalle.
Harjoitteluun
Monet työpaikat tarjoavat työntekijöilleen koulutusta urakehitystä, uusia teknologiajärjestelmiä tai terveys- ja turvallisuus- tai muuta politiikan koulutusta varten. Saavuttaakseen oppimansa työntekijät luottavat ohjeisiin dokumentaatioon. Olisi tehotonta ja tuhlaa kuluttaa koulutusdollaria kouluttajalle, jolla puuttuu nopeita kärkilehtiä, katsauksia, käyttöoppaita tai muuta koulutusdokumentaatiota, olipa se sitten paperiversio tai sähköinen.
Menettelystandardeja
Työpaikkapolitiikat auttavat työnantajia hallitsemaan henkilöstöä hyväksyttävän ja hyväksyttävän käytöksen standardeilla. Ne kuvaavat vaikutuksia, jos työntekijä ei noudata käytäntöjä. Esimerkiksi työpaikalla häirinnässä oleva työntekijä voi tuntea olonsa mukavammaksi ilmoittamalla tapahtumasta tietäen työpaikan aseman asiasta työpaikan häirinnän vastaisen politiikan perusteella. Se auttaa työntekijää ymmärtämään hänen oikeuksiaan.
Turvallisuutta varten
Työturvallisuus- ja työterveyslain mukaan työnantajien on tarjottava työntekijöille turvallinen ympäristö. Tähän sisältyy työterveys- ja työturvallisuuslain asiakirjojen ja teollisuusmääräysten lähettäminen tiheän liikenteen alueelle, johon henkilökunta pääsee. Lisäksi työnantajien on lähetettävä ensiapumääräykset ensiapupisteissä ja hätäpalveluissa ja puhelinnumeroissa lähellä puhelimia. Asiakirjojen lähettäminen on tärkeää, jotta työntekijät ymmärtävät heidän oikeutensa ja velvollisuutensa turvallisen työpaikan ylläpitämiseksi.
Tarkastustapauksessa
Sääntelyviranomaiset voivat aika ajoin suorittaa työpaikan tarkastuksen tilannekuvan saamiseksi siitä, kuinka työnantaja johtaa yritystä. Tilintarkastajat pyytävät kirjallisten politiikkojen, sääntöjen ja määräysten, menettelyjen, työkuvien ja tarkastusraporttien dokumentaatiota, johon voi liittyä ympäristönormeja, terveyttä ja turvallisuutta sekä työntekijöille koituvia etuja. Jos yritys ei yllä ajan tasalla olevia asiakirjoja, tilintarkastajat voivat ilmoittaa yritykselle rikkomuksesta, mikä voi maksaa yritykselle aikaa ja rahaa.
