Työkalujen ja tarvikkeiden helppo käyttö parantaa työpaikan tehokkuutta.
Järjestetty työpaikka on tehokas ja helppo navigoida, mikä helpottaa työntekijöiden keskittymistä ja tuottavuutta työhön. Organisaatio voi myös auttaa vähentämään stressiä, joka voi liittyä tehtäviin, kuten paperityön etsiminen heti ennen kokousta tai yritys selvittää kollegan arkistointijärjestelmä, kun peität häntä päiväksi.
Standardoidut menettelyt
Toteuta standardointi työpaikan järjestämiseksi varmistamalla, että kaikki seuraavat samoja prosesseja. Esimerkiksi yrityksen intranetissä, jossa yksittäiset yksiköt jakavat pääsyn erilaisiin tietokonekansioihin ja tiedostoihin, jos kaikki käyttävät samaa muotoa dokumenttien nimeämiseen, järjestelmässä on helpompi navigoida.
Elektroninen aikataulu
Pidä tapaamisia seuraamalla tietokoneohjelmaa tai ajoitusohjelmaa henkilökohtaiseen elektroniikkalaitteeseen. Monet sovellukset ajoittavat kokouksia, antavat määräajan muistutuksia ja jopa synkronoivat pöytätietokoneiden kanssa varmistaaksesi, että kaikki kalenterit ovat ajan tasalla. Käytä hälytystoimintoa summelemaan sinua, jos tarvitset kuultavia aikataulumuistutuksia.
Hankesuunnittelu
Projektisuunnittelun standardointi voi auttaa sinua järjestämään työpaikan toiminnan alusta loppuun. Integroiduissa työnkulkukaavioissa voidaan tuoda esiin projektisuunnitelmien eri näkökohtia ja merkitä henkilökohtaiset ja osastojen vastuut, aikataulut ja budjetit. Tämäntyyppinen organisaatio varmistaa, että jokaisella projektiin osallistujalla on pääsy samoihin tietoihin ja päivityksiin samanaikaisesti.
Toimiston asettelu
Toimiston suunnittelutapa voi auttaa parantamaan yleistä organisaatiota. Ergonomisesti suunnitellut työasemat, jotka tarjoavat helpon pääsyn arkistokaappeihin, tulostimiin ja työtilaan yhdistettynä keskitettyihin tarvikkeisiin ja jaettuihin toimistolaitteisiin, voivat edistää tehokasta liikenteen kulkua.
Rajoitettu häiriötekijä
Häiriöiden poistaminen voi auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja paremmin organisoituneena työssä. Älä anna itsesi vetäytyä pitkiin sosiaalisiin keskusteluihin työtovereiden kanssa, kun olet lyhyessä ajassa. Voit varata tietyn ajanjakson päivästä tarkistaaksesi viestit ja palauttaaksesi puhelut ja sähköpostit. Jos ilmenee jotain, joka ei ole asialistallasi ja joka ei ole prioriteetti tai hätätilanne, älä anna sen häiritä sinua käsillä olevista tehtävistä.
Ajanhallintatyökalut
Yksilölliset ajanhallintajärjestelmät voivat auttaa työntekijöitä pysymään keskittyneinä ja suorittamaan tehtävänsä koko päivän. Tehtävälistojen luominen ja työn strateginen priorisointi voivat auttaa sinua käyttämään aikaa parhaalla mahdollisella tavalla ja lisäämään tuottavuutta. Se voi myös auttaa sinua saavuttamaan henkilökohtaiset ja osastojen tavoitteet.
