Lähetä laskut viipymättä, jotta saadaan jatkuvaa kassavirtaa.
Jos työskentelet laskutus- tai laskutuskapasiteetissa, ammattitaitoinen, yksityiskohtainen maksutieto asiakkaiden käsiin on tärkeä tehtävä. Keskeisten tietojen jättäminen laskuja kirjoitettaessa voi johtaa myöhästymiseen, myöhästymiseen tai maksamatta jättämiseen. Tämä voi olla kallista, aikaa vievää ja turhauttavaa sekä yrityksellesi että yrityksellesi.
Luo vakiolomake
Tee laskutusmalli, joko luomalla yksi tyhjästä tai käyttämällä jotakin ilmaista, ladattavia laskuja, jotka ovat saatavilla verkossa. Lomakkeessa on oltava yrityksen nimi, osoite ja yhteystiedot, mieluiten kirjelomakkeella tai logolla. Mukana on myös tilaa asiakkaan nimen ja yhteystietojen, laskun numeron ja ostotilauksen numeron, myynnin tai palvelun päivämäärän sekä laskutuspäivän täyttämiseksi. Sisällytä myyjän tai tilin edustajan nimi tarvittaessa ja ilmoita tuote, palvelu, määrä, eräpalkkio, vero, toimitus ja palautettava kokonaismäärä. Sisällytä maksupäivä, yleensä 30 päivää laskun päivämäärästä.
Pienellä painettu teksti
Jossain laskussa, tyypillisesti alareunassa ja pienessä painoksessa, mainitaan yrityksen maksuehtoja ja kuvaile maksuviivästyksistä johtuvia toimia. Ilmoittakaa esimerkiksi hyväksyttävät maksutavat, kuten käteinen, sekki, luottokortti, PayPal, kassan sekki tai maksumääräys. Kuvaile, ovatko osittaiset maksut hyväksyttäviä, tai jos koko laskutusmäärä on maksettava yhtenä maksuna. Jos veloitat myöhästymismaksun erääntyneistä tileistä, kirjoita myös nämä ehdot. Esimerkiksi “10-prosenttiosuus tilin saldosta arvioidaan jokaiselle 30-päivälle, jonka tilille on maksettu eräpäivää. ”
Seuranta-laskut
Jos asiakas ei maksa laskua ajoissa, kirjoita seuranta-ilmoitus. Tarkasta alkuperäinen laskutusilmoitus, merkitse se selvästi leimalla, joka osoittaa, että lasku on toinen ilmoitus ja johon sisältyy tarvittaessa myöhästymismaksuja. Voit halutessasi sisällyttää ammattimaisesti kirjoitetun liikekirjan seurantalaskuun, jotta voit toistaa maksuehtoja ja ilmoittaa, mitä tapahtuu, jos asiakas ei maksa toista laskua, kuten tilin keskeyttämistä tai ostosoikeuksia. Anna asiakkaalle nimi ja yhteystietonumero, jossa voit soittaa kysymyksiin tai huolenaiheisiin.
Keräilyilmoitukset
Jos tili muuttuu vakavasti rikokseksi ja yrittää ottaa yhteyttä suoraan asiakkaaseen, ne ovat epäonnistuneet. Sisällytä tähän mennessä lähetetyt laskut ja kirjeenvaihto sekä tarvittaessa kopio asiakkaan sopimuksesta tai asiakkaan allekirjoittamista asiakirjoista. Kuvaile seuraava askel, jos keräysilmoitus jää huomaamatta, kuten kotelon kääntäminen yrityskokoelmatoimistoksi, rikoksentekijän raportointi luottotoimistoille tai asian siirtäminen yritysasiamiehelle.
