Selkeät menettelyt auttavat työntekijöitä oppimaan köydet.
Ei ole epäilystäkään siitä, että työpaikka kulkee sujuvammin, kun kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan. Kirjoitetaanko menettely, joka on helppo ymmärtää ja noudattaa riippumatta siitä, onko kyseessä turvallisuusmenettely tai ohje päivittäiseen liiketoimintaan liittyvään velvollisuuteen. Tämä voi edellyttää, että määrittelet menettelyt askel askeleelta, ja toisinaan enemmän alkeellisemmin kuin kuvittelet.
Tarkista tehtävän vaiheet mielessäsi hitaasti ja huolellisesti tekemällä muistiinpanoja prosessin jokaisesta vaiheesta. Näkemällä menettelyä ennen kuin aloitat kirjoittamisen, päivität muistiasi eri vaiheissa mukana olevista tiedoista. Tarkastellaan tällä hetkellä myös käytettävissä olevia toimintamateriaaleja, joten yhtiön yleiset käytännöt ovat tuoreita mielessäsi.
Kirjoita menettelyyn viisi viikkoa - kuka, mitä, milloin, missä ja miksi - menettelysivun yläreunassa. Toimintakäsikirja, joka toimii hyvin, antaa ihmisille käsityksen siitä, kuka on velvollinen suorittamaan menettely, lyhyt kuvaus siitä, mitä menettely edellyttää, milloin se on suoritettava, missä se olisi suoritettava ja miksi henkilö tekee sen . Tee se yksinkertaiseksi ja kirjoita sivun yläreunaan "Who:". Kirjoita sen henkilön tai henkilöiden nimi, jotka suorittavat tehtävän. Ohita rivi ja kirjoita "Mitä". Lisää asiaankuuluvat tiedot kohdasta "Mitä" ja siirry sitten kohtaan "Milloin" ja niin edelleen. "Miten" - joka usein sisältyy kuudenneksi informaatiokysymykseen menettelyissä - on todellinen menettelyohje.
Kirjoita numero "1" ja kirjoita sitten ensimmäinen asia, jonka henkilön on tehtävä tehtävän suorittamiseksi. Älä unohda mitään perustoimintoja; jos joku tarvitsee esimerkiksi ottaa jotain ulos laatikosta, sinun on ensin annettava henkilö avata laatikko. Käytä kieltä, joka on suora, kannattava ja ei passiivinen. Jos joku joutuu suorittamaan tehtävän, kerro heille "avaa laatikko", eikä "varmista, että laatikko on avattu."
Kirjoita numero "2" ja kirjoita toinen asia, jonka henkilön on tehtävä tehtävän suorittamiseksi. Ohita rivi ja kirjoita "3" ja kuvaile kolmatta asiaa käyttämällä tehtävän suorittamiseen tarvittavia vaiheita.
Tarkista numeroitu osa ja selvitä, auttaisivatko piirrokset tai valokuvat lukijaa paremmin suorittamaan ohjeet. Jos näin on, kerää ja lisää valokuvia tai piirroksia, jotka vastaavat kutakin numeroitua vaihetta.
Pyydä useita työtovereita suorittamaan vaiheet, kuten olet kuvannut niitä. Kerro heille, että he tekevät vain ohjeita, eivätkä tee mitään tehtäviä, joita ei ole kuvattu. Tällä tavoin voit määrittää, onko ohjeissasi paikkoja, joissa sinun on täytettävä lisätietoja. Pyydä työtovereita antamaan palautetta valituksilla tai ehdotuksilla ja käyttämään palautetta säätämään menettelyä.
Kärki
- Lisää päivämäärä joko menettelysivun ylä- tai alaosaan, jotta lukijat tietävät, milloin menettely on luotu. Tämä on hyödyllistä, kun otat käyttöön uusia käytäntöjä, koska se päivittää menettelyn ja antaa sinulle paremman käsityksen siitä, onko menettelyjä päivitettävä vastaamaan uusia käytäntöjä.
