Kärsivällisyys ja hymy ovat henkilökohtaisen avustajan tärkeimpiä varoja.
Henkilökohtainen avustaja on - onneksi - kehittynyt "Honey, come take a letter" - päivistä. Vaikka sinun on kuitenkin oltava hyvin perehtynyt hallinnollisiin perustaitoihin, kuten puhelinviestintään ja yritysviestintään, hyvä henkilökohtainen avustaja tekee niin paljon enemmän. Tarvitset huipputason viestinnän, ajanhallinnan ja ihmissuhdetaidon yhdessä vahvan monitoimivarmuuden kanssa. Jotta voisit olla tehokas henkilökohtainen avustaja, sinun pitäisi tietää pomosi lähes yhtä hyvin kuin hän tuntee itsensä. Pomosi on vaikuttunut, kun pysyt aina askeleen edellä hänen edessään, ennakoimalla, mitä hän haluaa tehdä ja pitää hänet järjestäytyneenä ja aikataulussa.
Lue, mitä pomosi odottaa. Mitä paremmin tiedät hänet, sitä paremmin voit ennakoida, mitä hän haluaa tehdä ja miten parhaiten rakentaa aikaa. Keskustele hänen kanssaan varmistaakseen, että tiedät, miten hän haluaa järjestää hänen aikataulunsa ja hoitaa kirjeenvaihtonsa. Selvitä, haluatko hän mieluummin esimerkiksi paperikopioita tai sähköisiä muistioita, tai aamu- tai iltapäiväkokouksia. Mitä nopeammin poimit hänen hirvillään tai lemmikkieläinten peevesillä, sitä parempi. Saat pisteitä suurilla pisteillä varmistaaksesi, että sinulla on sellaisia kohteita, kuten hänen suosikki teetä, kun hän on korostanut ja kiirehtiä täyttämään määräajan.
Pysy järjestäytyneenä. Pidä työtilat ja tiedostot siistinä ja organisoiduina. Varmista, että kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on helposti saatavilla. Lisää tehokkuuttasi ja kykyäsi vastata pomosi pitämällä puhelinnumerot, yrityksen paperitavarat ja muut perustiedot nopeasti.
Katso osa. Henkilökohtaisena avustajana olet jatkossakin pomosi ja kuva, jota hän haluaa hankkia. Vaikka työtehtävät olisivat suurelta osin hallinnollisia, pukeudut ammattimaisesti ja tyylin mukaisesti pomosi mukaisiksi. Tämä ei tarkoita, että sinun täytyy kopioida kaikki, mitä hän käyttää. Se merkitsee sitä, että jos hän on nappi, konservatiivinen pankkiiri, jätä neonkorut, T-paidan topit ja rento housut kotiin.
Osoita, että olet luotettava ja erillinen. Sinulle uskotaan todennäköisesti tärkeitä yksityisiä tai luottamuksellisia tietoja, ja pomosi täytyy luottaa siihen, ettet paljasta tätä tietoa muille. Älä päästä kiinni toimistopokkeihin tai anna itseäsi jakaa tietoa ystävien kanssa vain siksi, että sinulla on sisäinen linja siihen, mitä tapahtuu.
Kärki
- Pysy ajan tasalla toimistopuhelimissa ja tietotekniikassa ja hyödynnä mahdollisuuksia päivittää taitojasi tai oppia uusia järjestelmiä.
