Sähköpostietiketti on tarpeen työpaikalla ..
Tehokas viestintä auttaa rakentamaan luottamusta ja kunnioitusta työtovereiden keskuudessa. Se voi myös auttaa luomaan oppimisympäristön ja auttamaan tiimejä tavoitteiden saavuttamisessa. Sähköposti on nopea tapa kommunikoida keskenään, ja siitä on tullut olennainen osa päivittäistä vuorovaikutusta työssä. On tärkeää, että yksilöt noudattavat joitakin etikettisääntöjä ennen sähköpostin lähettämistä, joten vastaanottaja ymmärtää viestin tarkoituksen. Työnantajien tulisi opettaa työntekijöille asianmukainen sähköpostietiketti sen varmistamiseksi, että jokainen lähetetty sähköposti on ammattimainen.
Anna koulutusta sähköpostin etikettiin. Sisällytä tämä koulutus kaikille yritykselle palkattuihin henkilöihin. Luodaan kaikki yrityksen kirjeenvaihdon perussäännöt. Pyydä työntekijöitä oppimaan säännöt ja näyttämään ne yrityksen ilmoitustaululla.
Pidä ohjeellisia seminaareja siitä, miten ammattimainen sähköpostiviesti rakennetaan. Anna esimerkkejä oikeista ja virheellisistä sähköpostiviesteistä. Anna esimerkiksi sähköpostiviestejä, joita ei ole käsitelty oikein, ja käytä slangia ja myös sähköpostit, joilla on täydellinen rakenne.
Lähetä jatkuvasti vinkkejä sähköpostin etikettiin yrityksen uutiskirjeessä tai sähköpostiviesteissä kerran viikossa. Työntekijät muistavat vinkkejä ja temppuja helpommin, jos he saavat ne muutaman kerrallaan pitkän asiakirjan sijaan.
Keskustele asianmukaisista sävyistä. Vältä slangia ja alueellisia lauseita. Kaikki, jotka lukevat sähköpostiviestejä, eivät ota sitä samaan tapaan, jos se sisältää ei-ammatillista kieltä. Sähköpostien tulisi olla tarkkoja ja päästä kohtaan.
Selitä sähköpostiviestien tarkoitus ja milloin sähköposteja tulisi käyttää tai kun kokouksia tulisi järjestää. Sähköpostit olisi tyypillisesti rajoitettava yhteen näyttöön. Jos se on pidempi ja sisältää useita kysymyksiä, on parasta keskustella ongelmista.
Opeta työntekijöille, miten voit määrittää sähköpostin allekirjoituksen yrityksen tiedoilla. Pidä kaikki yrityksen sisällä olevat sähköpostit yhtenäisempinä ammattimaisempana.
Aseta säännöt henkilökohtaisesta sähköpostin käytöstä työssä. Monet työnantajat sallivat joitakin henkilökohtaisia sähköpostiviestejä. Varmista, että työntekijät pitävät henkilökohtaisia sähköpostiviestejä mahdollisimman vähän. Tämä on myös täsmennettävä yrityksen toimintaperiaatteissa ja menettelyissä.
Pyydä työntekijöitä tarkistamaan oikeinkirjoituksen ja kielioppi ennen kuin he tulevat lähettämään. Sinun tarvitsee vain lukea sähköpostiviesti kerran tarkistaaksesi virheet ja käyttää sitten sähköpostisovelluksen oikeinkirjoituksen tarkistusominaisuuksia. Sähköpostin lähettäminen, jossa on useita virheitä, vähentää uskottavuutta. Tämä pätee erityisesti asiakkaan sähköpostitse lähettämiseen.
