Lähetä työtovereille muistio kutsua heidät osallistumaan ensi viikon henkilöstötapaamiseen.
Jos otat yhteyttä muutamaan työtoveriin lounastautumisesta, sähköposti tai lyhyt puhelinviesti todennäköisesti riittää. Mutta jos joudut lähettämään useita työtovereita koskevia tietoja tulevasta kokouksesta, jakamaan viimeisimmät myyntitiedot tai välittämään viimeisimmät politiikan muutokset, käytä tavanomaista yritysmuistiota. Älä lähetä sitä ihmisille, jotka eivät tarvitse muistiota, mutta älä jätä ulkopuolelle työntekijää, jonka pitäisi saada se: Voit myös sisällyttää pomosi tai toisen osastopäällikön, jos tiedot ovat hänelle merkityksellisiä.
Päätä, minkä työtovereiden täytyy saada muistio, ja varmista sitten, että heidän nimensä on oikein kirjoitettu oikein, heidän nimiensä ja sähköpostiosoitteidensa kanssa. Kirjoita nämä tiedot muistion "TO" -riville ja luetele nimet ja otsikot peräkkäin: TO: John Doe, myyntipäällikkö Jane Smith, projektipäällikkö Ann Jones, graafinen suunnittelija
Käytä vain osaston nimeä "TO" -rivillä, jos lähetät muistion jokaiselle henkilölle yhdessä toimistossa tai osastossa seuraavasti:
TO: Kaikki myyntiosaston henkilökunta
Käytä tätä osoitetyyppiä vain, jos todella haluat, että muistio lähetetään jokaiselle kyseisen osaston henkilölle. Jos haluat lähettää sen vain tietyille osaston tai sivukonttoreiden jäsenille, käytä yksilöllisen nimen / otsikon muotoa.
Laita nimesi ja otsikkosi muistion "FROM" -riville, jota seuraa "PÄIVÄMÄÄRÄ" -rivi ja muistion päivämäärä. Otsikon viimeinen rivi on SUBJECT-rivi: Käytä tätä ilmoittaaksesi muistion vastaanottajille, mitä muistio kattaa. Pidä se lyhyt ja suloinen, mutta tarpeeksi tarkka, jotta vastaanottajat voivat ymmärtää heti kylästä, mitä muistiossa keskustellaan. Epäselvä otsikko, kuten "Myynti", ei anna vastaanottajalle paljon tietoa siitä, mitä seurataan. Sen sijaan keskitä huomionsa lauseisiin, kuten "Maaliskuun tavaratalojen myyntitiedot" tai "Heinäkuun kuukauden myyjä".
Kirjoita muistion runko tiiviin, informatiivisen kappaleen avulla. Ensimmäisen tulisi esitellä aihe, ja sitä seuraavat kohdat tarjoavat keskustelun. Viimeisessä kappaleessa tulee olla yhteenveto muistion aiheesta.
Sisällytä päätöskohtaan erityiset jatkotoimenpiteet. Muutoin lukijoillesi saattaa jäädä iso "niin mitä?" siitä, miksi lähetit muistion ensinnäkin. Jos muistiossa on kyse tulevasta kokouksesta, ilmoita kokouksen aika, päivämäärä ja sijainti ja pyydä heidän osallistumistaan. Jos tarvitset heitä laatimaan raportin, toimittamaan myyntitietoja tai ottamaan yhteyttä asiakkaisiinsa, kerro heille täsmälleen se sekä aikataulu, jonka aikana haluat toimien suorittavan.
Oikoluku muistiosta ennen kuin painat "lähetä" -painiketta. Tavallisen oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistuksen lisäksi tarkista vielä kerran, että sinulla on oikeat sähköpostiosoitteet. Viimeinen tarvitsemasi asia on, että työtoveri saa muistion, kun sitä ei ollut tarkoitettu hänelle.
