Oikean sihteerin löytäminen käsittää tehokkaiden testien ja älykkäiden katselukysymysten yhdistämisen.
Sihteerit toimivat lukuisilla rooleilla. He käsittelevät hallinnollisia tehtäviä, vastaavat puhelimiin, kommunikoivat asiakkaiden kanssa yrityksen sisällä ja ulkopuolella ja pitävät sinut - pomo - tiellä. Niin paljon vastuuta, että oikean sihteerin valinta hakijoiden joukosta voi olla pelottava. Valitulla ehdokkaalla on oltava arneeni, jolla on kirkon taitoja; Hänen täytyy olla hyvässä kunnossa kulttuurin kanssa, koska hän on sinun suora heijastus. Niin paljon vaakalaudalla on arviointeja ja haastattelutapoja, joita sinun pitäisi seurata ennen sihteerin palkkaamista.
Ydinosaaminen
Microsoft Office -palvelun kirjoittaminen, arkistointi ja navigointi muodostavat olennaisen sihteeristön osaamisen. Ennen ehdokkaan palkkaamista hänen on osoitettava tietotekninen taitonsa, näppäimistön perehdyttäminen ja huomiota yksityiskohtiin. Tietokoneavusteiset testit tarjoavat ehdokkaan taitojen konkreettisimman validoinnin. Paras tapa testata ehdokkaita näihin taitoihin edellyttää testausyrityksen, kuten ProveItin, käyttämistä testausaseman perustamiseen toimistossasi.
Persoonallisuus
Sihteeristön ehdokkaan kulttuurisen sovituksen ja eheyden arviointi edellyttää kysymyksiä, havaintoja ja testausta. Sihteerit luottavat siihen, että ne pitävät tietoja luottamuksellisina ja vuorovaikutuksessa kaikkien työntekijöiden kanssa. Persoonallisuustestit antavat päteviä tuloksia mahdollisen sihteerin luonteen mittaamisessa ja siitä, miten hän edustaa sinua vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Nämä testit ovat uskottavia. Tarkat persoonallisuustestit perustuvat pioneerien työhön psykologian alalla. Jung Typology Profiler for Workplace testaa mallin Carl Jungin, joka on yksi psykologian merkittävimmistä luvuista, työtä.
Koska sihteerisi on tiiviissä vuorovaikutuksessa muiden tiimiesi kanssa, paras tapa arvioida hänen kulttuurista sopivuuttaan on katsella, miten hän liittyy joukkueeseen, kun hän ei ymmärrä, että tarkkailet häntä. Muista, että hermostumisen ja epämukavuuden välillä on eroa. Katso hänen kehon kielensä. Jos hän hymyilee, kun hän tarkastelee toimistoa, tai jos hän aloittaa keskustelut muiden työntekijöiden kanssa, nämä toimet osoittavat mukavuutta.
Kysy ehdokkaalta, mitä hän tietää yrityksen historiasta ja siitä, mitä hän ajattelee sen alkuvuosista. Koska historialliset alkuvuodet muodostavat yrityksen kulttuurin, hänen vastauksensa määräävät, miten hän tuntee yrityksen arvot ja tehtävät. On tärkeää, että sihteeri tietää, miten yritys aloitettiin ja että hän on ehdottomasti samaa mieltä siitä, mitä se on; hän voi olla ensimmäinen henkilö, joka on ulkopuolinen yhteystieto, kun hän haluaa tehdä liiketoimintaa, ja hänen on oltava luonnollisesti sopiva markkinoimaan yritystäsi ja sen arvoja.
Paine
Sihteerisi tuntee paineen, koska hänellä on monia määräaikoja, jotka edellyttävät monenvälistä työtä. Hänellä on oltava luottamus pysyä vahvana eikä taivutella stressiin. Escort hänet haastatteluhuoneeseen, joka vaatii häntä kävelemään hieman etäisyyttä toimistoympäristön ympärille. Tarkkaile, miten hän kävelee. Jos hän kävelee päähänsä alas, on hyvä mahdollisuus, että hänellä on vähän luottamusta ja se painuu paineen alla. Mutta jos hän pitää päänsä ylös ja jopa katselee ympäristön imeytymistä ja on vuorovaikutuksessa hänen kuljettamiensa ihmisten kanssa, hänellä on vahva mahdollisuus, että hänellä on mahdollisuus pitää itseään stressin alla.
Viestintä
Sihteeri toimii yhteydenpitäjänä sinun ja yleisön välillä; Hänen on oltava sananmukainen. Hänen käyttäytymisensä haastattelussa on selkein merkki hänen kyvystään kommunikoida tehokkaasti. Pidä hänet puhuessaan ja tarkkaile hänen selkeyttä. Selitä roolisi yrityksessä ja pyydä häntä toistamaan sanomasi. Tämä kertoo sinulle, jos hän kuuntelee aktiivisesti. Myös tietojen jakaminen toistensa rooleista auttaa sinua määrittämään hänen kiinnostuksensa tiiviiseen yhteistyöhön kanssasi. Avoin liikesuhde on tärkeää tehokkaan viestinnän ja yrityksen menestyksen kannalta.
