Liittovaltion laki takaa pääsyn henkilöstötiedostossasi oleviin lääketieteellisiin tietoihin.
Henkilöstötiedostoja koskevat säädökset ja kuinka paljon pääsysi on sinun omassasi riippuu siitä, missä valtiossa asut. Työnantajat voivat kieltää kopion tietyistä asioista työntekijätiedostossasi, jos ei ole valtion lakia, politiikkaa tai asetusta, joka sallii pääsyn henkilöstön tietueisiin. Henkilöstötiedostot ovat ehdottomasti luottamuksellisia, ja vaikka saatat tutustua tiedostoihisi joihinkin asioihin - jos tarkastelet tiedostoa työssä, saatat joutua rajoittamaan tiettyjen tietueiden kopioita tai rajoittamaan pääsyä tiedostoihisi. Jotkut valtiot antavat työnantajille mahdollisuuden periä kohtuullinen maksu työntekijätiedoston kopioista.
Henkilöstötiedostojen vaatimukset
Liittovaltion lain mukaan työnantajien on pidettävä jokaisen työntekijän henkilöstötiedosto. Tiedostoon on sisällyttävä palkka-, tunti- tai palkkatiedot, veronpidätykset, kaikki hyödytiedot ja mahdolliset kertyneet lomamatkat sekä työpaikkojen loukkaantumiset ja sairauskertomukset. Työnantajat pitävät myös antamiasi tietoja, kuten ansioluettelosi tai hätätilanteen yhteystiedot. Koska työnantajien on säilytettävä nämä tiedot, ne sisältävät yleensä myös suorituskyvyn arviointeja, aiempia työnantajan viittauksia, kurinpitotoimia, palkintoja tai muita tietoja. Hallituksen tietosuojalaki rajoittaa sitä, mitä tietoja virasto voi kerätä työntekijöiltä, mutta yksityisillä työnantajilla ei ole juurikaan rajoituksia siitä, mitä tietoja he voivat säilyttää tiedostossa.
Valtiot lakien kanssa
Syyskuun 2012: stä lähtien valtiot, joissa on lakeja pääsystä henkilöstötiedostoihin, olivat Alaska, Kalifornia, Connecticut, Delaware, Illinois, Iowa, Maine, Massachusetts, Michigan, Minnesota, Nevada, New Hampshire, Oregon, Pennsylvania, Rhode Island ja Washington. Nämä tilat kuvaavat yksityiskohtaisesti, millaista käyttöoikeutta sinulla on, miten pyydetään tietoja ja mitä työnantaja voi kopioida sinulle. Valtioilla, jotka eivät ole luettelossa, voi olla paikallinen määräys tai valtion hallinnollinen sääntely, jossa kerrotaan, mikä on mahdollinen pääsy henkilöstötietojesi ja kopioihin, joihin sinulla on oikeus.
Tiedostojen käyttäminen
Useimmat osavaltiolainsäädännöt tarjoavat pääsyn kaikkiin tiedostoihisi, joihin olet allekirjoittanut allekirjoituksesi, kun taas jotkin valtiot sallivat pääsyn vain työntekijöiden tiedostoihin, jos olet mukana oikeudenkäynnissä työnantajan tai entisen työnantajan kanssa. Työnantajien ei tarvitse antaa pääsyä kurinpitotoimiin, viittauskirjeisiin, rikostutkimuksiin tai muiden yksityisyyttä loukkaaviin tietoihin. Jos valtiossasi on henkilöstön kirjausoikeutta koskevia lakeja, saatat joutua lähettämään pyynnön kirjallisesti tai käyttämään tiedostoa vain esimiehen tai henkilöstöhallinnon henkilökunnan läsnä ollessa.
Medical Records Access
Liittovaltion turvallisuus- ja terveyslainsäädäntö antaa työntekijöille tai heidän nimeämälleen edustajalle täydellisen pääsyn kaikkiin myrkyllisiin tai vaarallisiin aineisiin kohdistuviin altistuksiin ja terveystietoihin, joita työnantaja pitää sinun puolesta. Yhdysvaltain työterveys- ja työturvallisuusstandardien mukainen käyttöoikeus viittaa kaikkien altistumisen ja terveystietojen tarkistamiseen ja kopiointiin. Työnantajien on noudatettava näitä tietoja koskevia pyyntöjä, mutta niiden on täytettävä myös sairausvakuutuksen siirrettävyys- ja vastuullisuuslain vaatimukset, jotka rajoittavat lääketieteellisen tiedonsaantia tiettyihin henkilöihin, kuten lääkärisi tai hänen henkilökuntansa.
